酒店传真注意事项(使用传真时要注意什么?)

1.使用传真时要注意什么?

在使用传真时要注意以下三点: (1) 发送传真时,用户若是长途直拨有权用户,可使用直拨电话,若是普通人 工挂号长途电话用户应向长途台挂号后使用。

(2) 电话接通后听到传真信号,表示即可发送传真,如有人接电话,应通知对 方有传真待发,等听到对方发出传真信号后才可发送传真。 (3) 办公室无人值守时,可将传真机放入“自动”位置即可自动收录传真内容。

为了保证传真传输质量,书写规格要求严格。像片传真使用面积长宽不能超 过18 x 18。

5厘米,每个汉字、字母、数码均要求不小于0。 8 xO。

8厘米。文件书写 面积不能超过16 x22厘米,报纸传真不超过55 x39厘米4开版。

字迹要求清晰, 以黑白两色为限。 报纸传真,报社提供的报纸样板,必须纸质洁白平整,油墨浓淡均匀,文字笔画 清晰、不虚、不断、不粘,网点扎实齐全。

样版套红部分,应在该版面空白处圈注标 明,加盖公章或随送套红样版。

传真的注意事项,酒店注意事项,传真管理注意事项

2.发传真时要注意什么?

发传真时的注意事项:1。

如有可能,在发传真之前,应先打电话通知对方,因为很多单位是大家共用一台传真机, 你不通知的话,你的信件就可能会落在别人的手里或因别人不知道是谁的信件而被丢人垃 圾箱。2。

传真机有自动和手动两种方式。手动方式需接听传真电话的人给你传真开始的信号,在 听到嘀嘀的长音后再开始传真文档。

自动方式不需对方人工操作,在拨通传真电话后,在几声 正常电话回音之后,就会自动出现嘀嘀的长音,此后就可以开始传真文档。3。

正式的传真必须有封面,封面页一般较为正式。有的公司使用“填空式”或封面专用纸。

发急件时应在封面页注明,因为有的大公司定时分批发送公函和信件,如不标明急件,就容易被 耽误。 其上注明传送者与接收者双方的公司名称、人员姓名、日期、总页数等,如此接收者可以 一目了然。

如果不是非常正式者,也必须以3 -1、3 -2、3-3等方式,让接收者一看就知道传真总共有 3页,如果其中某一张不清楚或是未收到时,则可以请对方再将此页传一次。 可以使用有本公 司名称的公文纸,并注明时间与日期。

一般应在第一页写明接收人姓名、电话号码以及所在部 门的名称;如需要可写明发送人的姓名、传真号、电话号码及所在部门名称及传送文件页数。4。

未经事先许可,不应传送太长的文件或保密性强的材料。由于传真机所用纸张的质量一般不高,印出的字迹可能不太清楚,要长久保存请将传真件复印。

如果接收入需要原件备案,诸 如一些需要主管人员亲笔签字的材料,如合同等,则应在传真后将原件用商业信函的方式寄送。5。

私人事情未经请示最好不要使用公司的传真机,因为传真纸、电费、碳粉、机器耗损等均 是附加成本,没有任何公司会喜欢员工使用传真机办私人事情。 6。

公共传真机保密性不高,任何刚好经过传真机旁边的人都可以轻易窥得传真纸上的内 容,所以传真件不能确保完全保密,因此若是任何较私密的事,最好不用传真传达,除非你不怕 该事件变成“公开的秘密”。7。

书写传真件时,在语气和行文风格上,应做到清楚,简洁,且有礼貌。 传真信件时必须用 写信的礼仪,如称呼、签字、敬语等均不可缺少,尤其是信尾签字不可忽略,这不仅是礼貌问题, 而且只有签字才代表这封信函是发信者同意的。

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3.外宾接待的职场礼仪有哪些

外宾接待的职场礼仪1.注重教养(1)讲究仪表和衣帽整洁,其面、手、衣履要洁净。

头发、胡须不宜过长,要修剪整齐。(2)举止大度得体、态度端庄和蔼、挺胸正颈,精神饱满,任何失礼或不合礼仪的言行都被认为是有失体面的。

(3)讲究身分,说话客气,不做任何越礼之事。说话时神情矜持和蔼,略带微笑。

(4)遵守时约。与人约会必须严格守时,不能失约超时。

允诺别人的事不能忘记,必须按时做好,失信或失约的人是有损于自己的人格。(5)遵守公共秩序。

不给别人造成麻烦或不便,不打搅别人、不干扰影响别人,尊重别人。2.礼貌用语 礼貌用语作为礼仪的表现形式,把一个人对世界、对人们的爱心和礼节坦露传达出来,使爱者更显光辉,使说话人更被人敬重。

在国际交往中"你好"、"请"、"谢谢"、"对不起"、"再见"这些礼仪语言具有极高的使用频率。3.尊重习俗 不同国家的文化习俗有别,社会制度有异,思维方式和理解角度常常有较大差别,所以在交往关系上要互相尊重,谨慎从事。

尊重习俗这是国际交往中很重要的一条礼仪原则。一些在中国人看来是正常的举止,在一些国家会被认为无礼甚至犯讳。

如韩国人对"四"字非常反感,韩国许多楼房的编号严忌出现"四楼"、"四栋"、"四室"、"四号"之类。4.尊重隐私 尊重隐私,在交谈中应回避涉及个人隐私的一切话题,具体而言,就是要做到"五不问":一不问年龄。

外国人的年龄是保密的,他们希望自己永远年轻,对"老"字讳莫如深。二不问婚否。

中国人爱谈论彼此的婚姻状况,外国人却不然。实际上,让一个老大不小的人向他人"交待"自己尚未婚配,并不是一件令人愉快的事情,对妇女而言尤其如此。

三不问经历。很多外国人强调个人至上和个性独立,他们的经历与个人喜好等,纯属个人稳私的范围。

四不问收入。每个人的收入都同他的地位和能力有关,被外国人视为自己的脸面,所以是免谈的。

五不问地址。与外国人初交,不应要求对方留下地址。

外国人不随意邀请人到家里做客。5.女士优先"女士优先"是国际礼仪中重要的原则。

女士优先原则的核心是要求男士在任何场合、任何情况下,都要在行动上从各个方面尊重妇女,照顾妇女,帮助妇女,保护妇女。6.不亢不卑 国际礼仪的不亢不卑原则,最要紧的是要保持人格平等,避免和克服"亢"和"卑"这两种置对方或置自身于不平等位置上的交往态度。

要做到"不亢不卑",应把握住以下几点:(1)绝对不要对对方有金钱和物质利益上的希图,只要把持住了这一点,双方的人格就是平等了。(2)力争价值的平等和超越,要有为祖国和民族扬眉吐气的精神风貌。

(3)坚持实事求是态度,不说过头话,说客气话与谦虚都是需要的,但过分了就成为虚伪。外宾接待准备工作 在外宾抵达以前,就应做好充分的准备工作。

见面后,翻译要先向对方介绍我方主要人员的姓名、职务。然后与对方行握手礼。

握手时主人应先向客人伸手,轻握对方的手,双目注视对方,面带微笑。和外宾会见,应该至少提前半天预约,不要“给对方一个惊喜”。

约见时间定好后,尽量不要改变。如有特殊情况而无法参加,可以在征得外宾同意的前提下,由身份较低的人出面会谈。

会见时,外宾居右,我方人员居左。第一主宾在我方主谈人员右侧第一个位置,第二主宾在第一主宾的右侧,其他陪同人员就可随便就坐。

翻译人员一般安排在我方主谈人的右侧,也可在其后面。会谈时如果要用长桌,以门口方向为准,面朝门的一面为上方,背门的一方是下方。

让外宾坐在上方。我方主谈人和主宾分别坐在自己一方的中间。

谈话时要注意态度和蔼、自然大方。说话声音要适中,不要用过多的手势。

要注意倾听对方发言,不要左顾右盼,或随时打断对方谈话。不能在会谈过程中打哈欠、看表等。

谈话内容应事先准备充分,确定好谈话范围,不要随便答复自己不知道的事情,或者自己没把握、未经领导批准的问题。注意不要谈论对方年龄、收入等私事。

对于对方没听明白的问题,应通过翻译解释清楚。要根据外宾不同的生活习惯,妥善安排好食宿事宜,并根据他们的活动日程,具体组织承办或者安排到有关单位会谈、参观、访问等。

在外宾参观访问某单位时,该单位应照常继续工作。送客时,可以在送别会上向外宾赠送一些适合他们风俗习惯的礼物,礼物的选用不要太贵重。

然后,派身份和外宾相当的人员前往送行地点。当外宾乘坐的交通工具开动时,送行人员要挥手致意。

在机场,一般要等飞机离地起飞后才能离开。如果有外国工作人员同时送行,离开时要和对方告别,并让他们车辆先行。

【不同国家见面礼仪】 接待外宾与外宾见面时,视对象、场合的不同,礼节也有所差异。对日本等许多东方国家,鞠躬是常见的传统礼节,行礼时立正站直,双手垂在眼前面,俯身低头,同时问候,弯身越低,越示敬意。

1、对日本客人 眼睛的直接接触和身体的直接接触都不提倡,因为这代表傲慢,不要看他的眼睛,取而代之的是看他的领带打结处,以表尊敬。在日本鞠躬要哈腰,头要低到身体一半处,双手放在一起。

您见到的人的年纪越大、职位越高,您鞠躬应该越深。2、对。

4.酒店前台接待的工作内容是什么

一、酒店前台接待的主要工作内容就是:

1、做好关于客人资料之收集和存档工作,并对有关资料进行核查。

2、接待宾客、及时处理客人在酒店内遇到的困难和要求,提供相应的服务和必要的协助。

3、提供查询服务,但切记不要随便将客人资料告知他人。

4、注意酒店内的各种宣传活动,推销客房及酒店各项设施及服务。

5、参加接待员例会,有问题及时解决,发扬主人翁精神和责任感。

二、按酒店规定,前台接待要检查自己的仪容仪表,精神饱满,准时到达工作岗位。

三、按工作要求检查钥匙,与上一班的职员接班,了解哪些工作需要本班帮助解决,以及当天的客房预订情况,特别是酒店的ⅥP客人。

扩展资料;

岗位职责

1、服从接待处经理、主任之工作安排。

2、异常特殊事情必须向上级汇报。

3、随时接受上司委派之任何工作。

4、做好关于客人资料之收集和存档工作,并对有关资料进行核查。

5、接待宾客、及时处理客人在酒店内遇到的困难和要求,提供相应的服务和必要的协助。

6、提供查询服务,但切记不要随便将客人资料告知他人。

7、打印各种营业报表。

5.传真机使用注意事项有哪些

1、不要使用非标准的传真纸。

劣质的传真纸光洁度不够,使用时会对感热记录头和输纸辊造成磨损。记录纸上的化学染料配方不合理,会造成印字质量不佳,保存时间变短。

2、不要随意更换电源线。传真机原机所带电源线的插头都是3针式插头,中间1针起保护接地作用。

若将其拔掉或改用两针插头,则对安全不利。 3、合纸舱盖的动作不宜过猛。

传真机的感热记录头大多装在纸舱盖的下面,合上纸舱盖时动作过猛,轻则会使纸舱盖变形,重则会造成感热记录头的破裂和损坏。 4、有装订针、大头针之类硬物的图文资料,以及墨迹或胶水未干的稿件不宜发送。

这是因为上述硬物容易划伤扫描玻璃或其它装置,引起传真机故障。而稿件上的墨迹或胶水未干则易弄脏扫描玻璃,造成传真机发送质量下降。

5、不要频繁地开机。这是因为每次开关机都会使机内的电子元器件发生冷热变化,而频繁的冷热变化容易导致机内元器件提前老化,每次开机的冲击电流也会缩短传真机的使用寿命。

经常通电其实是传真机最好的保养方法。 6、传真机周围不要有大功率的用电设备,不宜在高温、强磁、强腐蚀性气体的环境中使用。

高温、强腐蚀性气体不但会影响传真机记录纸的印字质量,而且会对电子线路造成不良影响或毁坏。强磁场不仅会干扰通话,还会传送的图像失真。

7、不要把传真机当作复印机来使用,重要资料要用静电复印机复印后保存。有人用传真机的复印功能来复印资料。

传真机完成复印功能的主要部件是感热记录头,它是传真机最重要的部件之一,靠自身发热工作,因应尽量减少其工作时间,以延长传真机的使用寿命。 另外传真纸记录的文件不宜长期保存。

这是因为传真纸上的化学染料不稳定,时间长了或受阳光照射后,传真纸上的字会逐渐退色。因此,对于重要的、需要长期保存的文件,一定要用静电复印机复印一份长期保存。

8、传真机忌讳尘土,一旦尘土进入传真机的光学扫描系统,会影响传真机发送和复印的质量,尘土从窗户的缝隙中进入室内,放在窗下的传真机出现问题的可能性就大大增加了,清洁传真机扫描系统的工作。

6.酒店前台接待的主要工作内容有哪些

一、酒店前台接待的主要工作内容就是:

1、做好关于客人资料之收集和存档工作,并对有关资料进行核查。

2、接待宾客、及时处理客人在酒店内遇到的困难和要求,提供相应的服务和必要的协助。

3、提供查询服务,但切记不要随便将客人资料告知他人。

4、注意酒店内的各种宣传活动,推销客房及酒店各项设施及服务。

5、参加接待员例会,有问题及时解决,发扬主人翁精神和责任感。

二、按酒店规定,前台接待要检查自己的仪容仪表,精神饱满,准时到达工作岗位。

三、按工作要求检查钥匙,与上一班的职员接班,了解哪些工作需要本班帮助解决,以及当天的客房预订情况,特别是酒店的ⅥP客人。

扩展资料:

1、前台接待要求有良好的职业形象和气质,懂得基本的接待礼仪,普通话标准流利,语言表达能力强,较强的保密意识。

2、前台接待也要求善于交际,活泼开朗,口齿伶俐,善于迎来送往,接洽引导,动作灵敏。

3、酒店前台接待在当班过程中,应把未能完成之工作或特别事项写在交班本内。检查钥匙,与接班职员交接班。

参考资料:百度百科-前台接待

酒店传真注意事项

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